27. August 2026

KI-Kompetenznachweis: Was müssen Arbeitgeber dokumentieren?

Arbeitgeber brauchen kein vorgeschriebenes EU-Zertifikat. Sie sollten ihre Maßnahmen zur KI-Kompetenz intern nachvollziehbar dokumentieren. Dazu gehören Zielgruppen, Inhalte, Termine, Lernkontrollen und Aktualisierungen. So wird aus einer Schulung ein belastbarer Kompetenznachweis.

Was der AI Act tatsächlich vorschreibt

Artikel 4 verlangt Maßnahmen zur Entwicklung der KI-Kompetenz. Die aktuelle Fassung gilt seit Juli 2026. Sie schreibt kein bestimmtes Wissensniveau einzelner Beschäftigter vor.

Die Europäische Kommission beantwortet 2 wichtige Fragen sehr klar. Unternehmen müssen das Wissen ihrer Beschäftigten nicht messen. Ein bestimmtes Zertifikat ist ebenfalls nicht erforderlich.

Die Kommission empfiehlt interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Lernmaßnahmen. Diese Aussage ist für Arbeitgeber praktisch wichtiger als jedes Zertifikatsversprechen. Sie verschiebt den Fokus auf nachvollziehbare Maßnahmen.

Die aktuelle Kommissionsaussage lautet: "Ein Zertifikat ist nicht erforderlich." Das ist keine Einladung zur Untätigkeit. Es gibt Unternehmen nur Freiheit bei Form und Nachweis.

Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Aufsicht und Durchsetzung gelten seit dem 3. August 2026. Unternehmen sollten deshalb heute dokumentieren und nicht auf spätere Musterformulare warten.

Diese 8 Angaben gehören in den Nachweis

Ein guter Nachweis beantwortet 8 einfache Fragen:

1. Welche KI-Systeme nutzt das Unternehmen?
2. Welche Personen arbeiten mit diesen Systemen?
3. Welche Aufgaben erledigen sie damit?
4. Welche Daten werden dabei verarbeitet?
5. Welche Kenntnisse benötigen die jeweiligen Rollen?
6. Welche Schulung oder Anleitung fand statt?
7. Wie wurde Verständnis geprüft?
8. Wann wird der Stand erneut bewertet?

Diese Angaben gehören in eine zentrale Ablage. Das kann eine Tabelle, ein Lernsystem oder ein Personalentwicklungswerkzeug sein. Wichtig sind Lesbarkeit, Zuständigkeit und ein klarer Aktualisierungsprozess.

Welche Dokumente sinnvoll sind

Verzeichnis der eingesetzten KI-Systeme

Das Verzeichnis nennt System, Anbieter, Zweck und Nutzergruppe. Ergänzt Datenarten, Verantwortliche und Freigabestatus. So verbindet ihr Kompetenz mit tatsächlicher Nutzung.

Rollenbezogener Schulungsplan

Der Plan ordnet jeder Nutzergruppe passende Lernziele zu. Ein Marketingteam braucht andere Inhalte als HR oder Einkauf. Führungskräfte brauchen zusätzlich Regeln für Freigaben und Eskalationen.

Teilnehmernachweis

Erfasst Name, Rolle, Termin, Dauer und Format. Ergänzt die behandelten Inhalte und den Trainer. Eine Unterschrift kann nützlich sein, ist aber nicht zwingend.

Lernkontrolle

Ein kurzer Test oder eine praktische Aufgabe zeigt Verständnis. Der AI Act schreibt keine Prüfung vor. Eine Lernkontrolle macht Lücken jedoch sichtbar.

Aktualisierungsprotokoll

Dokumentiert neue Systeme, Funktionen und interne Regeln. Vermerkt auch Änderungen der Schulungsinhalte. Damit bleibt der Nachweis über mehrere Jahre nachvollziehbar.

Ein einfaches Nachweis-Template

Eine Tabellenzeile kann so aussehen: Feld Beispiel Nutzergruppe Vertrieb KI-System Microsoft 365 Copilot Einsatz Angebote und Gesprächsvorbereitung Daten Kundenkontakte und interne Dokumente Lernziel sichere Eingaben und Ergebnisprüfung Maßnahme 3 Stunden Live-Training Kontrolle Praxisaufgabe mit 80 Prozent Zielwert Termin 15. September 2026 Verantwortlich Vertriebsleitung Nächste Prüfung März 2027

Dieses Format reicht für viele mittelständische Unternehmen. Es verbindet Systeme, Risiken und Lernmaßnahmen. Genau diese Verbindung fehlt in reinen Teilnehmerlisten.

Was Arbeitgeber nicht dokumentieren sollten

Speichert keine unnötigen personenbezogenen Leistungsprofile. Der Kompetenznachweis braucht nur erforderliche Angaben. Ergebnisse einzelner Tests sollten geschützt und zweckgebunden bleiben.

Vermeidet auch pauschale Aussagen wie "alle geschult". Sie sagen nichts über Inhalt oder Einsatzbereich. Ein genauer Nachweis ist kürzer und belastbarer.

Warum Zertifikate allein nicht reichen

Ein Zertifikat belegt zunächst nur Teilnahme oder Abschluss. Es beweist keine Passung zum eingesetzten System. Genau diese Passung verlangt Artikel 4.

Laut Bitkom nutzten im März 2026 bereits 41 Prozent deutscher Unternehmen KI. Weitere 48 Prozent planten oder diskutierten die Nutzung. Trotzdem boten laut Bitkom-Studienbericht 43 Prozent noch keine KI-Schulungen an.

Der Nachweis darf deshalb kein Selbstzweck werden. Beschäftigte müssen im Alltag besser entscheiden. Das ist der Maßstab für gute Dokumentation.

3 Ebenen für einen belastbaren Nachweis

Die erste Ebene beschreibt das Unternehmen. Sie enthält Systeme, Regeln und verantwortliche Stellen. Damit wird sichtbar, welche Nutzung überhaupt abgedeckt werden muss.

Die zweite Ebene beschreibt Gruppen und Rollen. Sie verbindet Aufgaben mit Lernzielen und Maßnahmen. So bekommt HR andere Inhalte als Marketing oder Vertrieb.

Die dritte Ebene dokumentiert einzelne Maßnahmen. Dazu gehören Teilnahme, Inhalte und Ergebnisse. Diese Struktur bleibt auch bei Personalwechseln verständlich.

Was bei externen Dienstleistern gilt

Artikel 4 nennt auch andere Personen, die im Auftrag mit KI arbeiten. Dazu können freie Mitarbeitende oder Dienstleister gehören. Prüft ihren Zugang, ihre Aufgaben und vorhandene Kenntnisse.

Ein Vertrag allein belegt keine Kompetenz. Legt notwendige Lernziele und Regeln schriftlich fest. Dokumentiert Einweisung oder vorhandene Nachweise in derselben zentralen Ablage.

Beispiel aus einem mittelständischen Betrieb

Ein Dienstleister mit 75 Beschäftigten nutzt ChatGPT und Copilot. Zunächst existiert nur eine allgemeine Teilnahmebescheinigung. Zuständigkeiten und Einsatzregeln fehlen.

Das Unternehmen erstellt ein Systemverzeichnis mit 2 Werkzeugen. Danach definiert es 4 Nutzergruppen und 6 Lernziele. 62 Beschäftigte absolvieren Grundlagen, 13 erhalten vertiefte Rollenmodule.

Nach 6 Wochen zeigt eine Praxisprüfung 9 typische Fehlanwendungen. Diese Fälle fließen in interne Regeln und Nachschulungen ein. Der Nachweis wird damit zu einem Arbeitsinstrument.

Aufbewahrung und Verantwortung

Der AI Act nennt für Artikel 4 keine besondere Aufbewahrungsfrist. Legt intern eine nachvollziehbare Frist fest. Orientiert sie an Personalentwicklung, Risikomanagement und bestehenden Compliance-Prozessen.

Benennen sollte das Unternehmen genau 1 verantwortliche Stelle. Das kann HR, Compliance oder ein KI-Verantwortlicher sein. Fachbereiche liefern die Informationen zu Systemen und Aufgaben.

Häufige Fragen

Ist ein EU-AI-Act-Zertifikat vorgeschrieben?

Nein. Die Europäische Kommission verlangt kein bestimmtes Zertifikat. Interne Aufzeichnungen über Maßnahmen reichen grundsätzlich als Dokumentation.

Müssen Unternehmen den Wissensstand messen?

Nein. Eine Messpflicht besteht nicht. Kurze Tests helfen trotzdem bei der Steuerung weiterer Lernmaßnahmen.

Reicht eine Teilnehmerliste?

Eine Liste belegt nur die Teilnahme. Ergänzt Inhalte, Zielgruppe, Systembezug und Aktualisierungsdatum. Erst dann wird der Nachweis aussagekräftig.

Wer sollte den Nachweis führen?

Eine zentrale Stelle sollte die Ablage steuern. Fachbereiche bleiben für ihre Systeme und Einsatzfälle verantwortlich.

Muss jede neue KI-Funktion sofort geschult werden?

Nicht jede kleine Änderung braucht ein Seminar. Prüft aber neue Risiken, Datenflüsse und Aufgaben. Passt Lernmaterial bei Bedarf an.

Quellen

• Europäische Kommission: Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz
• EU-Verordnung 2024/1689, konsolidierte Fassung vom 27. Juli 2026
• Bitkom-Studienbericht: Künstliche Intelligenz in Deutschland

Nächster Schritt

Legt heute eine zentrale Nachweistabelle mit den 8 genannten Feldern an. Prüft sie nach 30 Tagen.